Cara Mengintegrasikan Software ERP Pada B2B, Apakah Sulit?

Melakukan integrasi antara perusahaan B2B dengan sistema ERP dapat membantu Anda dalam memaksimalkan kegiatan operasional, dan memudahkan alur transaksi pada bisnis tersebut. Sayangnya, tak jarang beberapa pelaku usaha sendiri seringkali gagal dalam proses integrasi software ERP pada B2B.

Dalam penerapannya, integrasi software ERP pada B2B umumnya menghubungkan berbagai macam kegiatan operasional dalam perusahaan. Mulai dari sistem operasi utama, pemenuhan pesanan, manufaktur produk, pengiriman barang, kegiatan akuntansi, hingga pencatatan data para pelanggan.

Nah, untuk membantu Anda dalam mengintegrasikan software ERP pada B2B, ada beberapa prosedur yang bisa Anda terapkan. Untuk menghindari adanya kegagalan dalam proses integrasi software ERP pada B2B. Tanpa berlama lama lagi, inilah pembahasannya.

Dapatkan Hasil Maksimal dari Bisnis B2B Dengan Cara Penerapan ERP pada B2B Berikut

1. Putuskan Terlebih Dahulu Data Apa Saja yang Akan Anda Integrasikan

Pertama, proses integrasi software ERP pada B2B yang bisa Anda lakukan adalah dengan memetakan data apa saja yang Anda butuhkan nantinya. Pemetaan tersebut dapat Anda bagi dalam beberapa kelompok seperti sumber data, seberapa sering data tersebut Anda perbarui, dan kemana saja data tersebut akan dikirimkan.

Ada juga beberapa daftar titik data untuk integrasi software ERP pada Business To Business yang bisa Anda utamakan terlebih dahulu. Nantinya, Anda dapat menambahkan beberapa data lainnya untuk mendukung integrasi ERP pada B2B dari waktu ke waktu.

Pesanan Online (Website Bisnis Anda ke software ERP)

Apabila ada transaksi yang berjalan melalui pihak Anda, integrasi ERP pada B2B ini akan meneruskan pesanan tersebut kepada program ERP Anda secara otomatis. Integrasi software ERP pada B2B ini adalah bentuk integrasi yang paling umum dilakukan, dan dapat membantu Anda untuk memenuhi pesanan dengan lebih optimal dan efisien. Dalam integrasi software ERP pada B2B ini, ada beberapa data yang menjadi kunci utama. Seperti data pelanggan, barang barang yang sudah dipesan, dan métode pengirimannya;

Pesanan Offline (ERP ke Website Bisnis Anda)

Dalam integrasi software ERP pada B2B ini, dapat memungkinkan pelanggan untuk mengetahui. Pesanan apa saja yang telah mereka buat sebelumnya pada bisnis Anda. Saat ini, banyak sekali perusahaan yang mengabaikan integrasi ini, dan hanya menjadi pertimbangan saja dalam kategori nice to have versus must have. Akan tetapi, integrasi software ini ERP pada Business To Business bisa menjadi cara yang tepat untuk memaksimalkan hubungan Anda dengan para pelanggan;

Data Produk

Integrasi software ERP pada B2B ini bisa memberikan Anda kemampuan untuk mengetahui, produk apa saja yang saat ini tersedia. Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan agar produk tersebut bisa sampai ke tangan pelanggan. Integrasi tersebut dapat memperlihatkan produk, berat produk, dan beberapa aspek lainnya seperti warna dan dimensi;

Baca Juga : Sistem ERP WM, Apa Itu dan Apa Saja Manfaatnya?

Data Pelanggan

Integrasi software ERP pada B2B ini dapat mencakup harga kontrak kerja sama. Yang dapat memungkinkan pembeli untuk melakukan pembelian dengan harga tertentu sesuai dengan perjanjian. Beberapa pelanggan mungkin memiliki produk yang tidak tersedia untuk pengguna internet secara keseluruhan;

Informasi Lain

Beberapa informasi lainnnya yang dapat Anda terapkan pada integrasi ERP pada Business To Business mencakup beberapa hal. Mulai dari tanggal pengiriman, metode, nomor pelacakan, serta operator. Untuk membantu pelanggan dalam mengetahui kapan pesanan mereka bisa sampai ke tempat tujuan.

Selain itu, ada juga beberapa integrasi software ERP pada B2B tambahan yang bisa Anda pertimbangkan penggunaannya. Seperti:

• Pesan mundur;
• Edit perintah setelah penempatan pesanan;
• Serta fitur pengelolaan untuk multi gudang.

Fitur fitur tambahan tersebut harus Anda rencanakan terlebih dahulu untuk memperoleh integrasi software ERP pada B2B yang optimal.

Dalam beberapa kasus sendiri, banyak perusahaan yang menggunakan berbagai fitur dari software ERP dengan website bisnsi mereka, untuk menghitung biaya pengiriman dan pajak penjualan secara otomatis. Namun, dalam teknik integrasi software ERP pada Business To Business tersebut Anda juga harus berhati hati. Karena pengambilan data dari ERP langsung memiliki resiko yang cukup tinggi.

Seperti membebani waktu loading halaman dalam website bisnis Anda, dan mengganggu komunikasi tertentu antara software ERP dengan beberapa perangkat lunak lainnya. Yang dapat menyebabkan pengguna tidak dapat menyelesaikan pembelian mereka.

Baca Juga : Software ERP POS, Solusi Terbaik Tingkatkan Penjualan Bisnis

2. Buatlah Alur Pendaftaran Pelanggan yang Optimal

Kedua, proses integrasi software ERP pada B2B adalah dengan membuat alur pendaftaran pelanggan yang optimal. Integrasi tersebut nantinya akan berpengaruh langsung pada proses pendaftaran. Sehingga Anda harus memetakan alur tersebut dengan hati hati dan penuh perhitungan.

Ada beberapa hal yang dapat Anda pertimbangkan terlebih dahulu sebelum melakukan integrasi software ERP pada B2B ini. Seperti:

• Apabila ada pembeli yang dating ke website bisnsi Anda dan belum pernah melakukan pembelian secara online namun telah melakukan pembelian secara offline. Cara apa yang akan Anda lakukan untuk menghubungkan pengguna tersebut dengan akun offline mereka? Apakah pengguna tersebut dapat melakukan pembelian secara langsung?
• Kemudian, apabila ada seorang pelanggan yang datang ke website bisnis Anda dari perusahaan yang baru Anda ketahui. Dan belum pernah melakukan pemesanan baik secara online ataupun offline. Apa saja yang ia perlukan untuk membuat sebuah akun baru? Apakah pelanggan tersebut juga dapat melakukan pemesanan secara langsung?

Alternatifnya, Anda dapat memberikan izin untuk pelanggan untuk menggunakan informasi yang mereka miliki. Seperti kode pos penagihan, ataupun juga ID akun. Untuk menautkan akun offline mereka dengan akun online. Tak hanya itu, Anda mungkin juga membutuhkan perwakilan untuk menyetujui permintaan dari akun pembeli, mendapatkan laporan pesanan terbanyak. Serta menyederhanakan proses pembelian.

3. Persiapkan Proses Migrasi Data Terlebih Dahulu

Ketiga, proses integrasi software ERP pada B2B yakni dengan membuat persiapan terlebih dahulu. Seringkali, dalam proses integrasi sendiri khususnya integrasi baru, ada beberapa langkah migrasi data yang harus Anda lakukan. Seperti:

• Pastikan bahwa semua produk yang tersedia pada website bisnis Anda, memiliki SKU yang sesuai, dan cocok dengan SKU yang terdapat pada software ERP;
• Migrasikan semua data pengguna yang sebelumnya sudah melakukan pendaftaran pada website bisnsi Anda;
• Petakan akun pengguna website bisnis Anda ke akun ERP.

4. Buat Plannning Saat Proses Integrasi Gagal dan Cara Mengatasinya

Terakhir namun bukan akhir, dalam integrasi software ERP pada B2B adalah dengan membuat rencana untuk mengatasi kegagalan. Sebaik apapun rencana dan proses integrasi yang telah Anda buat, akan selalu ada resiko kegagalan dalam integrasi perusahaan Anda dengan software ERP.

Seperti halnya ketika website bisnis Anda sedang tidak aktif, dan tidak dapat memindahkan data pada saat proses integrasi software ERP pada B2B berjalan? Atau, bagaimana jika ada sebuah kesalahan dalam nomor pelacakan sehingga database Anda mengalami error?

Nah, untuk mengatasi hal tersebut, Anda mungkin dapat membuat perencanaan terlebih dahulu, dan memtekan permasalahan apa saja yang mungkin terjadi saat proses integrasi software ERP pada B2B sedang berjalan.

Baca Juga : Penggunaan Software ERP SCM Untuk Produktifitas Maksimal