Untuk anda yang sudah menyelami dunia bisnis, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah sales order dan invoice. Meskipun keduanya berkaitan dengan transaksi penjualan, terdapat beberapa perbedaan sales order dan invoice yang cukup signifikan di beberapa bagian tertentu.
Pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan secara lebih lengkap mengenai sales order dan invoice. Mulai dari apa itu sales order dan invoice, perbedaan sales order dan invoice, serta manfaat sales order. Langsung saja, mari simak selengkapnya!
Apa Itu Sales Order dan Invoice?
Sales Order atau disingkat SO adalah sebuah dokumen penjualan yang dibuat oleh penjual untuk mencatat permintaan pembelian dari pelanggan. Dokumen ini menjadi salah satu aspek penting dalam mengelola proses penjualan mulai dari menerima pemesanan hingga pengiriman.
Sedangkan invoice atau tagihan adalah sebuah dokumen penjualan yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli sebagai permintaan pembayaran untuk transaksi. Dokumen ini bisa menjadi salah satu dasar hukum untuk penagihan dan pencatatan dari setiap transaksi penjualan.
Terdapat beberapa perbedaan sales order dan invoice yang cukup signifikan. Walaupun begitu perbedaan sales order dan invoice ini tidak dapat dipisahkan dalam proses penjualan, karena keduanya dapat saling melengkapi dalam mendukung keberhasilan transaksi yang terjadi.
Perbedaan Sales Order dan Invoice
Sales order dan invoice merupakan dua dokumen yang cukup penting dalam setiap transaksi penjualan. Walaupun sering digunakan bersamaan, namun ada beberapa perbedaan sales order dan invoice. Berikut adalah beberapa perbedaan sales order dan invoice beserta penjelasannya yang harus anda ketahui:
Definisi
Sales order adalah dokumen yang dibuat oleh penjual untuk memproses dan mengkonfirmasi pesanan atau order dari pelanggan. Dokumen ini biasanya berisi informasi seperti nama produk atau layanan yang dipesan, harga produk, jumlah produk, dan syarat pembayaran produk.
Invoice atau tagihan adalah dokumen yang berisi informasi transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini biasanya berfungsi sebagai bukti transaksi dan permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi nama produk atau layanan, harga, jumlah, total tagihan, dan metode pembayaran.
Waktu Penerbitan
Perbedaan selanjutnya dari sales order dan invoice adalah pada waktu diterbitkannya dokumen. Untuk sales order, biasanya diterbitkan atau dicetak setelah penjual menerima rincian pesanan pesanan pelanggan tetapi sebelum produk atau layanan dikirimkan atau diterima mereka.
Sedangkan untuk invoice biasanya diterbitkan atau dicetak setelah barang atau layanan yang dipesan pelanggan sudah dikerjakan atau dikirimkan kepada pelanggan. Jadi dapat dikatakan sales order terbit saat pemesanan, invoice terbit saat produk atau jasa sudah diserahkan kepada pelanggan.
Fungsi
Perbedaan berikutnya terletak pada fungsinya. Sales order memiliki fungsi untuk mencatat persetujuan dan komitmen penjual untuk mulai mengirimkan barang atau layanan sesuai dengan catatan pesanan pembeli. Hal ini bisa dikatakan sales order dapat membantu memastikan pesanan sesuai keinginan pelanggan.
Sedangkan untuk invoice atau tagihan memiliki fungsi untuk meminta atau menagih pembayaran atas barang atau layanan yang telah dikirimkan atau dikerjakan. Hal ini bisa dikatakan invoice memiliki fungsi untuk memastikan pelanggan harus membayar tagihan dari produk atau layanan yang diterima.
Baca juga: “7 Fitur Aplikasi Sales Order untuk Bantu Naikkan Penjualan“
Sifat Dokumen
Perbedaan berikutnya dari sales order dan invoice adalah sifat dokumennya. Sales order merupakan dokumen yang bersifat sementara, dan dapat diubah sebelum produk atau layanan dikirimkan atau dikerjakan. Hal ini memungkinkan pembeli untuk dapat mengubah beberapa pesanan sebelum pengiriman terjadi.
Sedangkan invoice merupakan sebuah dokumen yang bersifat final dan tidak dapat diubah setelah diterbitkan atau dicetak. Hal ini memungkinkan untuk menjaga integritas dan transparansi dalam transaksi bisnis, sehingga baik penjualan maupun pelanggan memiliki catatan transaksi yang jelas dan akurat.
Keterkaitan dengan Stok
Perbedaan selanjutnya terdapat pada keterkaitannya dengan stok. Saat sales order pelanggan berhasil diterima, penjual harus mempersiapkan produk atau layanan yang dipesan sesuai informasi sales order. Hal ini menandakan bahwa pengurangan persediaan produk atau layanan terjadi setelah pesanan dikonfirmasi.
Sedangkan pada keterkaitan persediaan dengan invoice berbeda dengan sales order. Invoice dikeluarkan setelah barang atau jasa telah dikirimkan dan diterima oleh pelanggan. Hal ini menandakan saat invoice dibuat, persediaan produk atau layanan di penjualan sudah berkurang sesuai dengan jumlah pesanan.
Penerima Dokumen
Perbedaan sales order dan invoice berikutnya adalah siapa penerima dokumennya. Sales order biasanya sering digunakan oleh orang dalam bisnis untuk mengelola proses penjualan. Hal ini bisa dikatakan dokumen sales order biasanya diterima oleh tim internal seperti tim penjualan atau gudang.
Sedangkan invoice biasanya selalu dikirimkan kepada pembeli setelah transaksi selesai untuk memberikan bukti tertulis atas transaksi yang dilakukan dan sebagai dasar untuk proses pembayaran. Hal ini bertujuan agar pembeli dapat segera melunasi tagihan sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati.
Proses Keuangan
Perbedaan berikutnya terletak pada keterkaitannya dengan keuangan. Sales order merupakan dokumen yang menjadi dasar untuk penjual dalam mempersiapkan produk agar segera dapat dilakukan pengiriman. Dengan begitu, sales order ini tidak secara langsung bisa mempengaruhi pencatatan keuangan.
Invoice merupakan dokumen yang berfungsi sebagai bukti tertulis atas terjadinya transaksi jual beli dan menjadi dasar pencatatan tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli. Dengan demikian, invoice secara langsung mempengaruhi pencatatan keuangan penjual, terutama dalam hal pelacakan dan pencatatan piutang.
Manfaat Sales Order untuk Meningkatkan Kinerja Penjualan
Dari pembahasan sebelumnya, kita dapat menyimpulkan bahwa perbedaan sales order dan invoice bisa dikatakan cukup signifikan terutama dalam fungsi dan tujuannya. Lalu, apa saja manfaat sales order dalam meningkatkan kinerja penjualan? Berikut adalah beberapa manfaat sales order yang perlu diketahui:
Mengorganisir Pesanan
Penggunaan sales order memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola seluruh pesanan pelanggan secara sistematis. Hal ini memungkinkan setiap pesanan yang masuk dapat diproses lebih cepat dan akurat, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan.
Menghindari Kesalahan Pesanan
Sales order berfungsi sebagai dokumen resmi yang berisi semua detail pesanan yang telah disepakati antara penjual dan pembeli. Hal ini memungkinkan perusahaan dapat meminimalisir terjadinya potensi pengiriman produk yang salah atau jumlahnya yang tidak sesuai, sehingga kepuasan pelanggan meningkat.
Mempercepat Proses Pengiriman
Sales order membuat proses pengiriman barang dapat dilakukan dengan lebih cepat karena semua informasi pesanan lebih lengkap dan terstruktur. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk dapat menangani lebih banyak pesanan dalam waktu yang sama dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Baca juga: “3 Cara Menghitung Reorder Point yang Efektif untuk Bisnis“
Membantu Perencanaan Produksi dan Persediaan
Sales order dapat membantu tim produksi dan gudang untuk merencanakan persediaan dan produksi berdasarkan pesanan pembeli yang sudah diterima. Hal ini dapat membantu meminimalisir terjadinya kekurangan atau kelebihan stok, sehingga produksi dan pengiriman dapat berjalan lancar tanpa keterlambatan.
Meningkatkan Transparansi Proses Penjualan
Sales order dapat mendokumentasikan informasi terkait pesanan seperti harga, ketentuan, dan syarat pengiriman dengan baik. Hal ini memungkinkan tim penjualan, keuangan, dan pelanggan untuk lebih mudah melacak status pesanan, sehingga dapat mengurangi ketidakpastian proses pengiriman.
Mempermudah Pelacakan Kinerja Penjualan
Dengan sales order, perusahaan dapat melacak pesanan yang masuk, pesanan yang diproses, dan pesanan yang sudah diselesaikan. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk memahami tren penjualan, mengidentifikasi area perbaikan, dan mengoptimalkan strategi penjualan yang tepat.
Mempermudah Proses Penagihan
Sales order membantu dalam pembuatan invoice yang akurat karena semua rincian pesanan sudah tersedia lengkap dan rinci. Hal ini memungkinkan dapat membantu mempercepat pembuatan invoice, sehingga proses penagihan pembayaran dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.
Itulah tadi pembahasan mengenai apa saja perbedaan sales order dan invoice serta beberapa manfaat dari sales order. Apakah anda tertarik untuk mulai menggunakan sales order dan invoice pada bisnis anda? Segera kembangkan aplikasi bisnis anda dengan Pinnacle Tech Vision
Pinnacle Tech Vision dapat membantu anda untuk memenuhi kebutuhan aplikasi bisnis yang dapat menghasilkan sales order maupun invoice dengan akurat. Dengan fitur unggulan, aplikasi ini dapat membantu mengoptimalkan kinerja penjualan anda dengan lebih efisien dan efektif.
Klik tombol di bawah ini untuk mulai mengkonsultasikan kebutuhan aplikasi sales order atau invoice anda, dan dapatkan demo aplikasinya secara gratis!
