Bagi orang yang sudah berkecimpung dalam dunia bisnis atau jual beli, mungkin sudah tidak asing lagi dengan nota kontan. Dokumen yang selalu ada di setiap transaksi ini, merupakan sebuah bukti sah atas pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli.
Nota kontan harus memiliki informasi transaksi yang akurat seperti deskripsi barang, jumlah, harga satuan, dan total harga. Ini dikarenakan agar dapat menghindari kesalahan dalam pembukuan keuangan dan memudahkan proses audit. Salah satu cara untuk mencapai hal tersebut adalah dengan mengetahui cara mengisi nota kontan yang benar.
Pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan kepada anda secara lebih lengkap mengenai nota kontan. Kami akan membahas mulai dari pengertian, fungsi, dan cara mengisi nota kontan yang perlu anda ketahui. Langsung saja, mari simak artikelnya di bawah ini!
Pengertian Nota Kontan
Sebelum membahas cara mengisi nota kontan, mari kita ketahui terlebih dahulu apa itu nota kontan. Nota kontan adalah bukti transaksi yang dibuat oleh penjual sebagai tanda bahwa pembeli sudah melakukan pelunasan transaksi secara langsung atau tunai.
Informasi yang dimuat dalam nota kontan umumnya mirip dengan nota lainnya, namun dengan metode pembayaran tunai, sehingga tidak ada detail kredit atau jangka waktu pembayaran. Data yang tercantum dalam nota kontan mencakup nama barang, harga total, tanggal transaksi, dan sebagainya.
Dalam penggunaannya, nota kontan berperan penting dalam meningkatkan efisiensi operasional bisnis, terutama dalam hal pencatatan transaksi dan pembuatan laporan keuangan. Dengan mengikuti cara mengisi nota kontan yang tepat, bisnis dapat mengelola keuangan dengan lebih baik dan mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan.
Fungsi Nota Kontan yang Perlu Diketahui
Selain berperan sebagai bukti pembayaran yang sah, nota kontan masih memiliki banyak fungsi penting lainnya bagi setiap bisnis. Berikut adalah penjelasan dari beberapa fungsi utama dari nota kontan yang dibuat menggunakan cara mengisi nota kontan yang benar:
Bukti Pembayaran
Salah satu fungsi utama nota kontan adalah sebagai bukti bahwa pembeli telah melakukan pembayaran transaksi secara tunai atau langsung. Hal ini dapat membantu sebuah bisnis dalam menghindari konflik atau kesalahpahaman di kemudian hari terkait status pembayaran transaksi.
Dokumen Penting dalam Pencatatan Transaksi
Fungsi berikutnya yang harus diketahui adalah nota kontan merupakan salah satu catatan resmi yang digunakan dalam pencatatan transaksi penjualan tunai. Hal ini sangat berguna bagi pemilik bisnis dalam melacak penjualan dan memudahkan pembukuan keuangan yang diperlukan untuk menghitung pendapatan bisnis.
Referensi Audit
Selanjutnya, nota kontan dapat berfungsi sebagai referensi atau bukti otentik dari transaksi yang terjadi dalam melakukan proses audit internal maupun eksternal. Hal ini penting untuk memverifikasi dan memvalidasi kebenaran dari seluruh data keuangan yang tercatat.
Baca juga: “7 Fitur Aplikasi Pemesanan Makanan Berbasis Web untuk Restoran“
Dokumen Pendukung untuk Pajak
Nota kontan dapat berfungsi sebagai salah satu dokumen pendukung dalam melakukan pelaporan pajak. Bagi pihak penjual, nota ini dapat memberikan informasi mengenai jumlah pendapatan yang harus dilaporkan kepada otoritas pajak agar kewajiban perpajakan dapat terpenuhi dengan benar.
Dokumen Referensi untuk Klaim Garansi
Biasanya nota kontan juga dapat digunakan sebagai bukti pembelian yang valid untuk bisa melakukan pengklaiman garansi atas produk yang dibeli. Hal ini dikarenakan nota ini menyediakan informasi tanggal pembelian dan deskripsi lengkap produk yang dibeli, sehingga mempermudah proses klaim garansi.
Kontrol Persediaan
Nota kontan dapat digunakan dalam mengontrol persediaan barang pada suatu bisnis. Dengan cara mengisi nota kontan yang tepat, pemilik bisnis dapat lebih mudah memantau jumlah barang yang keluar masuk, sehingga dapat mengetahui secara akurat jumlah persediaan yang tersisa.
5 Cara Mengisi Nota Kontan yang Akurat
Agar nota kontan yang dihasilkan mencakup berbagai informasi transaksi yang akurat, ketahui terlebih bagaimana mengisi nota kontan yang tepat. Berikut adalah penjelasan dari beberapa cara mengisi nota kontan yang dapat digunakan dan penting untuk diketahui:
Cara Manual
Salah satu cara paling tradisional untuk mengisi nota kontan adalah menggunakan cara manual. Cara ini mengharuskan anda untuk menulis tangan semua informasi transaksi di buku catatan atau buku nota kontan yang sudah jadi. Pastikan anda harus teliti saat mencatat setiap transaksi agar nota lebih akurat.
Langkah pertama dari mengisi nota kontan menggunakan cara manual adalah siapkan sebuah nota kontan yang sudah memiliki format nota agar lebih mudah. Kemudian, catat semua informasi transaksi ke dalam nota. Setelah transaksi selesai, berikan rangkap pertama kepada pembeli dan simpan rangkap lainnya untuk arsip transaksi.
Baca juga: “Maksimalkan Keuangan dengan Aplikasi untuk Pembukuan Toko“
Menggunakan Aplikasi Point of Sale (Kasir)
Cara berikutnya dari mengisi nota kontan yang akurat adalah menggunakan aplikasi Point of Sale atau kasir. Aplikasi ini dapat mengotomatisasi proses pencatatan seluruh informasi dari sebuah transaksi yang terjadi dan sekaligus menghasilkan nota kontan yang dapat dicetak atau dikirimkan melalui email.
Langkah-langkah membuat nota kontan menggunakan aplikasi point of sale bisa dibilang cukup mudah. Pertama, buka aplikasi point of sale.
Kemudian, input seluruh informasi transaksi menggunakan cara scan barcode atau cara manual. Setelah itu, sistem akan secara otomatis menghitung total yang harus dibayarkan dan nota kontan siap untuk dicetak atau dikirimkan melalui email.
Menggunakan Spreadsheet
Selanjutnya, anda dapat mengisi nota kontan dengan akurat menggunakan spreadsheet. Umumnya, beberapa aplikasi spreadsheet menyediakan template nota kontan yang sudah siap digunakan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda. Aplikasi ini memiliki kemampuan dalam menghitung total transaksi secara otomatis, sehingga terhindar dari kesalahan perhitungan.
Tahapan dari cara mengisi sekaligus membuat nota kontan menggunakan spreadsheet cukup sederhana. Pertama, buka aplikasi spreadsheet dan pilih template nota kontan yang tersedia.
Kemudian, sesuaikan template yang ada sesuai kebutuhan anda. Lalu, masukkan semua informasi transaksi. Setelah itu, spreadsheet akan menghitung secara otomatis jumlah yang harus dibayarkan pembeli dan nota kontan siap dicetak.
Nota Digital Berbasis Web
Selanjutnya, salah satu cara untuk dapat mengisi dan membuat nota kontan dengan cepat adalah menggunakan nota digital berbasis web. Sistem ini memiliki berbagai fitur yang memungkinkan anda untuk membuat nota kontan untuk suatu transaksi dengan hanya beberapa klik saja.
Langkah pertama membuat nota kontan menggunakan nota digital berbasis web adalah, pertama akses web nota digital dan masuk ke dalam sistem. Kemudian, buat atau pilih template nota kontan yang diinginkan dan sesuai dengan kebutuhan.
Lalu, masukkan semua informasi transaksi yang sedang terjadi. Setelah itu, sistem akan menghitung otomatis total harga yang harus dibayarkan dan nota kontan siap diunduh atau dikirimkan melalui email.
Aplikasi Nota Mobile
Cara mengisi nota kontan yang cukup akurat dan bisa digunakan kapan saja di mana saja adalah menggunakan aplikasi nota mobile. Aplikasi ini memungkinkan anda untuk dapat membuat nota kontan secara cepat dan mudah, baik saat sedang melayani pelanggan di toko maupun saat sedang dalam perjalanan.
Langkah-langkah membuat nota kontan menggunakan aplikasi point of sale bisa dibilang cukup sederhana. Pertama, buka nota digital melalui smartphone dan masuk ke dalam aplikasinya.
Kemudian, pilih menu buat nota kontan. Lalu, isi semua detail transaksi yang diperlukan. Setelah itu, aplikasi akan secara otomatis menghitung total yang harus dibayarkan pembeli dan nota kontan siap diunduh atau dikirimkan melalui platform komunikasi yang didukung.
Isi Nota Kontan secara Otomatis dengan Software dari Pinnacle Tech Vision!
Sekian pembahasan mengenai beberapa cara mengisi nota kontan yang perlu anda ketahui. Dengan mengikuti cara yang sudah dijelaskan tadi, diharapkan anda dapat mengisi dan membuat nota kontan dengan lebih cepat dan akurat untuk setiap transaksi yang ada.
Selain itu, Untuk lebih mempermudah pembuatan nota kontan, anda bisa menggunakan software dari Pinnacle Tech Vision. Software dari Pinnacle Tech Vision sudah dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan yang dapat mengotomatisasi cara mengisi nota kontan dengan lebih efisien dan akurat.
Segera konsultasikan kebutuhan anda dengan tim Pinnacle Tech Vision dan dapatkan uji coba aplikasinya secara gratis. Klik tombol di bawah ini dan rasakan kemudahan membuat nota kontan menggunakan software dari Pinnacle Tech Vision.
