Apa Itu Zero Based Budgeting? Kunci Anggaran Efektif
Apa itu zero based budgeting? Zero based budgeting adalah metode penganggaran yang dimulai dari nol setiap periode. Tidak seperti metode tradisional yang mendasarkan anggaran pada periode sebelumnya, ZBB mengharuskan setiap unit dalam organisasi untuk menjustifikasi seluruh pengeluaran yang diajukan.
Pendekatan ini sangat penting bagi perusahaan atau bisnis yang ingin mengelola anggaran dengan lebih efektif dan efisien. Dengan ZBB, pengeluaran yang tidak penting dapat dihilangkan, sehingga perusahaan dapat fokus pada pengeluaran yang benar-benar mendukung tujuan strategisnya.
Pada kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan lebih lanjut apa itu zero based budgeting, manfaatnya bagi bisnis, tantangan penerapannya, serta langkah-langkah mengimplementasikan ZBB secara efektif. Mari, kita sama-sama simak pembahasannya berikut ini!
Apa Itu Zero Based Budgeting?
Pertama-tama, kita akan berkenalan dengan definisinya terlebih dahulu. Jadi, apa itu zero based budgeting? Pada dasarnya, zero based budgeting (ZBB) adalah pendekatan penganggaran yang mengharuskan semua unit atau departemen organisasi untuk menyusun kembali anggaran mereka dari awal, tanpa bergantung pada angka-angka dari periode sebelumnya.
Dalam metode penganggaran tradisional, organisasi biasanya menambahkan atau mengurangi sejumlah kecil anggaran dari tahun sebelumnya berdasarkan kebutuhan atau perubahan yang diperkirakan. Namun, dalam ZBB, tidak ada anggaran dasar yang digunakan, sehingga setiap unit harus menjustifikasi setiap pengeluaran dari awal.
Metode ini dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan biaya yang tidak diperlukan dan memastikan bahwa setiap rupiah yang dianggarkan benar-benar memberikan nilai tambah bagi organisasi. Proses ini sering kali memerlukan pengambilan keputusan yang lebih rinci dan berbasis data, sehingga organisasi dapat lebih memahami alokasi dana yang paling efektif.
Seperti itulah sedikit penjelasan dari apa itu zero based budgeting. Dari sini, anda dapat melihat betapa pentingnya metode ini dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan anggaran. Anda dapat turut mengimplementasikannya untuk memangkas biaya anggaran yang cukup besar di periode sebelumnya.
Manfaat Zero Based Budgeting
Setelah memahami apa itu zero based budgeting, selanjutnya mari kita identifikasi manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan metode ini. Adapun beberapa manfaatnya antara lain, meliputi:
Kendali Pengeluaran yang Lebih Baik
Salah satu keunggulan utama ZBB adalah kemampuannya untuk mengontrol pengeluaran secara lebih ketat dan memastikan setiap pengeluaran benar-benar dibutuhkan. Dalam banyak kasus, penganggaran tradisional cenderung mempertahankan alokasi anggaran untuk proyek atau departemen yang mungkin sudah tidak lagi relevan, hanya karena anggaran tahun sebelumnya memberikan alokasi tersebut.
Dengan ZBB, setiap pengeluaran harus dibenarkan kembali, sehingga organisasi dapat mengidentifikasi dan menghapus biaya-biaya yang tidak perlu. Ini membuat penganggaran lebih efisien dan transparan, serta mendorong semua unit dalam organisasi untuk berpikir lebih kritis tentang kebutuhan dan prioritas mereka.
Peningkatan Fleksibilitas Anggaran
Selain itu, apa itu zero based budgeting juga berkaitan dengan peningkatan fleksibilitas anggaran. Dengan memulai dari nol setiap tahun, organisasi dapat lebih mudah mengalokasikan dana untuk proyek-proyek baru atau inisiatif strategis yang mungkin muncul, tanpa terikat oleh anggaran periode sebelumnya.
Alokasi Anggaran yang Sesuai Kebutuhan
Zero based budgeting juga dapat memberikan kontrol yang lebih baik terhadap biaya overhead. Hal ini dikarenakan manajemen dapat melihat secara langsung bagaimana setiap unit atau departemen memanfaatkan anggaran yang mereka ajukan.
Dengan begitu, ZBB dapat membantu organisasi mengalokasikan sumber daya ke area yang benar-benar memerlukan dana. Artinya, alih-alih mendistribusikan anggaran secara merata, anggaran jadi justru bisa disesuaikan dengan pertimbangan kebutuhan spesifik, sehingga lebih tepat sasaran.
Baca juga: “8 Penyebab Perusahaan Over Budget dan Cara Menghindarinya“
Tantangan dalam Implementasi Zero Based Budgeting
Meski menawarkan berbagai manfaat, memahami apa itu zero based budgeting juga berarti memahami tantangan yang menyertainya dalam implementasi. Salah satu tantangan terbesar dalam penerapan ZBB adalah tingginya kebutuhan sumber daya dan waktu untuk melakukan analisis yang mendalam terhadap setiap pengeluaran.
Proses ini lebih kompleks dibandingkan penganggaran tradisional karena setiap unit harus melakukan justifikasi mendalam terhadap setiap pengeluaran. Bagi organisasi yang besar atau memiliki banyak departemen, hal ini bisa menjadi proses yang sangat memakan waktu dan memerlukan koordinasi yang intensif.
Selain itu, penerapan ZBB juga membutuhkan komitmen yang kuat dari manajemen tingkat atas, karena pengambilan keputusan yang efektif memerlukan evaluasi prioritas secara terus-menerus. Manajer dan eksekutif harus mampu menilai secara objektif mana pengeluaran yang benar-benar penting dan mana yang bisa dihilangkan.
Tanpa komitmen dan keterlibatan aktif dari seluruh level manajemen, implementasi ZBB bisa menjadi proses yang berat dan tidak efektif. Hal ini juga terkait dengan pemahaman yang mendalam tentang apa itu zero based budgeting, yang juga mengharuskan perusahaan untuk memiliki data keuangan yang lengkap dan akurat.
Tanpa data yang kuat, sulit bagi organisasi untuk melakukan analisis yang tepat terhadap setiap pengeluaran. Oleh karena itu, ZBB menuntut infrastruktur yang baik dalam hal pelaporan dan pengelolaan data.
Baca juga: “Software Akuntansi untuk Perusahaan Dagang, Apa Fungsinya?“
Langkah Mengimplementasikan Zero Based Budgeting
Setelah memahami apa itu zero based budgeting serta manfaat dan tantangan yang terkait, langkah selanjutnya adalah memahami bagaimana metode ini dapat diterapkan secara efektif dalam sebuah organisasi. Implementasi ZBB memerlukan pendekatan yang sistematis dan terstruktur agar berjalan dengan baik. Berikut ini adalah langkah-langkah utama dalam mengimplementasikan ZBB:
Identifikasi Unit Keputusan
Setiap bagian atau unit di dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab pengeluaran harus diidentifikasi sebagai unit keputusan. Unit ini akan menjadi pusat perencanaan anggaran dan bertanggung jawab untuk menyusun proposal anggaran mereka masing-masing dari awal, tanpa mengacu pada periode anggaran sebelumnya.
Pengumpulan Paket Keputusan
Setiap unit harus menyusun apa yang disebut “paket keputusan.” Paket keputusan ini berisi justifikasi lengkap untuk setiap pengeluaran yang diajukan, termasuk analisis manfaat dan kebutuhan yang mendasarinya.
Paket ini juga harus mencakup beberapa alternatif pengeluaran dengan tingkat anggaran yang berbeda. Ini artinya, manajemen memiliki pilihan untuk mengevaluasi mana pengeluaran yang paling efisien.
Evaluasi dan Pengelolaan Prioritas
Setelah paket keputusan dikumpulkan dari setiap unit, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi. Manajemen perlu mengevaluasi paket-paket tersebut berdasarkan prioritas organisasi, potensi manfaat, serta dampak yang dihasilkan.
Ini adalah salah satu langkah paling penting dalam ZBB. Mengapa? Karena tahapan ini akan menentukan keputusan mengenai alokasi anggaran yang akan dibuat.
Implementasi dan Monitoring
Setelah anggaran disetujui dan dialokasikan, tahap implementasi dimulai. Namun, apa itu zero based budgeting sudah berhenti di sini? Pada kenyataannya di lapangan, proses implementasi masih melibatkan proses monitoring.
Organisasi harus melakukan monitoring yang ketat untuk memastikan bahwa anggaran digunakan sesuai dengan rencana yang telah disetujui. Selain itu, evaluasi berkala harus dilakukan untuk mengukur efektivitas pengeluaran dan memastikan bahwa dana benar-benar digunakan secara efisien.
Kelola Penganggaran Bisnis Anda dengan Software dari Pinnacle Tech Vision Sekarang!
Demikian penjelasan tentang zero based budgeting (ZBB) yang penting untuk anda ketahui. Dengan memahami metode penganggaran ini harapannya anda dapat menentukan metode yang lebih tepat dan efektif untuk mengelola anggaran bisnis anda.
Untuk proses penganggaran yang lebih efektif dan efisien, pastikan anda juga mendapatkan dukungan teknologi yang dibutuhkan, seperti software pengelola keuangan dari Pinnacle Tech Vision!
Mari konsultasikan kebutuhan software pengelola keuangan perusahaan anda dengan kami dan dapatkan uji coba aplikasinya secara gratis. Klik tombol di bawah ini dan perkuat keuangan bisnis anda sekarang juga!
