Banyaknya data akuntansi yang harus dikelola seringkali membuat perusahaan yang masih menggunakan cara manual jadi kewalahan. Hal ini tentu saja dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti lambatnya proses kerja dan tingginya biaya operasional. Teknologi OCR bisa menjadi solusi efektif untuk mengatasi hal tersebut.
OCR adalah teknologi mengkonversi informasi dari dokumen fisik ke dalam bentuk digital. Selain berbagai penerapan nya yang dapat memudahkan pengelolaan dokumen akuntansi, terdapat juga banyak manfaat OCR dalam akuntansi yang bisa berdampak pada pertumbuhan perusahaan anda.
Di kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan secara detail mengenai OCR dalam akuntansi. Kami akan membahas mulai dari apa itu OCR, manfaat OCR dalam akuntansi, dan contoh penerapannya. Tanpa berlama-lama lagi, mari kita simak artikelnya berikut ini.
Apa Itu OCR dalam Akuntansi?
OCR merupakan sebuah teknologi yang mampu mengubah dokumen fisik dalam bentuk gambar pemindaian menjadi berkas digital yang dapat diedit dan dicari menggunakan kata kunci. Teknologi ini dapat mengekstrak teks dari gambar dan mengubahnya menjadi data yang dapat diproses oleh sistem.
Dalam penggunaannya, OCR menawarkan banyak manfaat. Manfaat OCR dalam akuntansi yang dapat dirasakan seperti peningkatan efisiensi, keakuratan data, kecepatan proses akuntansi, dan penghematan biaya operasional. Selain itu, OCR juga dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dengan mengurangi beban kerja manual.
Manfaat OCR dalam akuntansi tadi dapat dirasakan karena OCR mampu mengelola berbagai dokumen akuntansi seperti laporan keuangan dan laporan pengeluaran dengan lebih sistematis. Selain itu, OCR ini juga dapat mengotomatisasi proses pemasukkan data dari faktur, kwitansi, dan dokumen lainnya ke dalam sistem akuntansi.
9 Manfaat OCR dalam Akuntansi
Dalam akuntansi, OCR menawarkan berbagai manfaat yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola berbagai jenis dokumen dan data keuangan. Berikut adalah beberapa manfaat OCR dalam akuntansi beserta penjelasannya yang perlu anda ketahui, antara lain:
Meningkatkan Efisiensi
OCR mampu secara otomatis mengonversi berbagai informasi dari dokumen fisik seperti invoice dan laporan keuangan menjadi format digital yang dapat langsung digunakan dalam sistem akuntansi. Ini membuat proses penginputan data ke dalam sistem dapat dilakukan dengan lebih cepat dibandingkan cara manual.
Meningkatkan Akurasi Data
OCR mampu mendeteksi dan memasukkan informasi yang didapatkan dari berbagai dokumen keuangan secara otomatis. Ini membantu meminimalkan risiko kesalahan yang biasanya terjadi pada cara manual seperti kesalahan pengetikkan atau salah input angka, sehingga akurasi data keuangan lebih terjamin.
Baca juga: “Macam Macam Program Akuntansi untuk Efisiensi Bisnis Anda“
Mempercepat Proses Akuntansi
Penggunaan OCR dapat membantu mempercepat berbagai proses akuntansi seperti pemrosesan faktur, rekonsiliasi bank, pengelolaan pengeluaran, dan pelaporan keuangan. Ini dapat membantu perusahaan dalam memproses transaksi secara lebih cepat dan membuat keputusan yang lebih tepat waktu.
Meningkatkan Produktivitas
OCR membuat berbagai pekerjaan akuntansi dapat diselesaikan dengan lebih cepat karena proses digitalisasi dokumen berjalan otomatis. Ini membuat karyawan memiliki lebih banyak waktu dan tenaga untuk fokus pada kegiatan strategis lain yang lebih penting dalam pengembangan bisnis.
Memudahkan Akses dan Pencarian Dokumen
OCR dapat mengkonversikan dokumen fisik menjadi data berformat digital yang bisa dicari menggunakan kata kunci dan lebih mudah diakses. Ini memudahkan perusahaan dalam melakukan proses pengumpulan berbagai informasi dan dokumen untuk keperluan audit, pengelolaan pajak, atau pemeriksaan keuangan.
Meningkatkan Keamanan Data
OCR dapat membuat sebuah dokumen fisik dapat disimpan ke dalam format digital yang mana lebih aman dibandingkan penyimpanan fisik konvensional yang rentan terhadap berbagai risiko. Selain itu, teknologi OCR juga dapat memberikan enkripsi data, sehingga keamanan data lebih terjamin.
Menghemat Biaya Operasional
Penggunaan OCR dapat membantu mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual, kebutuhan penyimpanan dokumen fisik, dan penggunaan kertas. Ini membuat perusahaan untuk dapat lebih menghemat biaya operasionalnya dan mengalokasikannya ke kebutuhan bisnis lain yang lebih strategis.
Meningkatkan Kepatuhan
Penggunaan OCR membantu perusahaan dalam mengikuti persyaratan kepatuhan yang berlaku dengan memastikan keakuratan data dan dokumentasi yang diperlukan untuk audit dan pelaporan. Ini membuat perusahaan dapat terhindar dari sanksi dan denda akibat ketidakpatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Meningkatkan Analisis Data
Manfaat OCR dalam akuntansi yang terakhir adalah dapat membantu meningkatkan kualitas hasil dari analisis data. Ini dikarenakan, OCR dapat mendigitalisasikan informasi dari dokumen fisik yang diperlukan untuk analisis, sehingga data tersebut dapat diolah dan dianalisis dengan lebih mudah dan akurat.
Baca juga:”6 Fitur Software Akuntansi untuk Perusahaan Jasa yang Efektif“
Contoh Penerapan OCR dalam Akuntansi
Setelah sebelumnya kita mengetahui manfaat OCR dalam akuntansi, ini saatnya kita memahami lebih dalam bagaimana penerapan teknologi ini dalam berbagai proses akuntansi.Berikut adalah beberapa contoh penerapan OCR dalam bidang akuntansi beserta penjelasannya, antara lain:
Pemrosesan Invoice
Salah satu penerapan OCR dalam akuntansi yang sering digunakan adalah dalam pemrosesan invoice atau faktur. Teknologi OCR dapat mengekstrak data dalam invoice fisik seperti nomor invoice, tanggal, jumlah, detail transaksi, total pembayaran dan detail lainnya secara otomatis.
Penerapan ini dilakukan dengan cara perusahaan cukup memindai invoice fisik yang ingin diproses menggunakan OCR. Kemudian, OCR akan mendeteksi data yang terdapat di dalam invoice tersebut dan secara otomatis mengkonversikannya ke dalam sistem akuntansi tanpa harus mengetik manual lagi.
Otomatisasi Entri Data untuk Pajak
Berikutnya, OCR dapat diterapkan saat perusahaan ingin mengajukan pajak agar mengurangi risiko kesalahan memasukkan data yang dapat mempengaruhi perhitungan pajak. Ini dikarenakan ada berbagai jenis informasi dan dokumen yang perlu dimasukkan dalam sistem akuntansi untuk keperluan perhitungan pajak yang harus dibayarkan.
Penerapan ini dilakukan dengan cara perusahaan memindai berbagai dokumen pajak fisik yang dibutuhkan dalam pengajuan pajak menggunakan OCR. OCR akan secara otomatis mengambil berbagai informasi penting seperti jumlah pendapatan dan pengeluaran. Kemudian, informasi tadi akan secara otomatis terinput dalam sistem untuk dilakukan proses perhitungan pajak.
Rekonsiliasi Bank
Penerapan teknologi OCR dalam akuntansi berikutnya adalah dapat digunakan untuk rekonsiliasi bank. OCR dapat digunakan dengan mudah untuk memindai berbagai dokumen perbankan seperti laporan rekening atau cek dan secara otomatis menginputkan informasi yang diperlukan ke dalam sistem akuntansi.
Penerapan ini dilakukan dengan cara perusahaan melakukan pemindaian dokumen perbankan melalui OCR. Kemudian, OCR akan mengekstrak informasi seperti nomor rekening, saldo, tanggal transaksi, dan deskripsi transaksi. Informasi ini kemudian diinputkan ke dalam sistem akuntansi dan dicocokkan dengan data transaksi internal untuk memvalidasi keakuratan catatan keuangan.
Pengarsipan Dokumen Keuangan
OCR dapat membantu perusahaan mengarsipkan berbagai jenis dokumen keuangan fisik seperti kontrak, perjanjian, bukti pembayaran, formulir pajak, dan laporan keuangan. Ini dikarenakan, OCR mampu mengubah dokumen-dokumen tersebut dari bentuk fisik menjadi format digital yang terstruktur dan lebih mudah diakses.
Penerapan ini dilakukan dengan cara perusahaan memindai dokumen keuangan fisik yang ingin diarsipkan. Kemudian, OCR akan mengambil berbagai informasi penting dari dokumen tersebut. Selanjutnya, informasi ini akan dikonversi menjadi data terstruktur yang dapat disimpan dalam format digital seperti PDF.
Pengelolaan Pengeluaran
Contoh penerapan OCR terakhir dalam akuntansi adalah mengelola pengeluaran. OCR dapat mengekstrak informasi dari berbagai dokumen bukti pengeluaran seperti kwitansi dan faktur pembelian. Penerapan ini memberikan manfaat OCR dalam akuntansi seperti kemudahan pelacakan pengeluaran dan mempercepat proses reimburse.
Penerapan ini dapat dilakukan dengan cara perusahaan melakukan pemindaian dokumen pengeluaran menggunakan OCR. Kemudian, OCR akan mengekstrak informasi penting seperti tanggal, nama vendor, jumlah pengeluaran, kategori pengeluaran, dan deskripsi pengeluaran. Lalu, informasi tersebut akan diinputkan secara otomatis ke dalam sistem.
Tingkatkan Efisiensi dan Akurasi Data dengan OCR Bersama Pinnacle Tech Vision!
Dari pembahasan sebelumnya dapat diambil kesimpulan bahwa terdapat beragam manfaat OCR dalam akuntansi yang bisa dirasakan mulai dari meningkatkan efisiensi pengelolaan hingga mengurangi kesalahan manusia. Apalagi jika anda menggunakan aplikasi bisnis dari Pinnacle Tech Vision yang sudah mendukung teknologi OCR.
Pinnacle Tech Vision selalu siap menyediakan aplikasi bisnis yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan anda. Dengan adanya berbagai fitur unggulan dan dukungan OCR, aplikasi ini dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan data dan dokumen pada bisnis anda.
Segera konsultasikan kebutuhan aplikasi anda dengan kami dan dapatkan uji coba aplikasinya secara gratis. Klik tombol di bawah ini dan rasakan bagaimana aplikasi kami dapat memberikan manfaat OCR dalam akuntansi yang bisa membantu pertumbuhan bisnis anda.
