9 Cara Mengisi Nota Debit dengan Tepat Sesuai Standar Akuntansi

Nota debit merupakan dokumen penting dalam transaksi bisnis, terutama ketika terjadi pengembalian barang atau adanya koreksi tagihan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis atas pengurangan jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual. Namun, tidak semua orang memahami cara mengisi nota debit dengan benar. 

Padahal, kesalahan dalam mengisi nota debit dapat berakibat pada ketidakakuratan data keuangan dan menimbulkan masalah dalam proses akuntansi. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui cara mengisi nota debit yang benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Artikel ini akan membahas lebih jauh mengenai nota debit dan cara mengisinya untuk membantu pengelolaan keuangan bisnis yang lebih teratur.

Apa Itu Nota Debit?

Nota debit adalah dokumen penting dalam dunia bisnis yang berfungsi sebagai bukti transaksi, terutama dalam konteks pengembalian barang atau penyesuaian harga.  Nota debit adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengurangi utang yang harus dibayar. 

Hal ini biasanya terjadi ketika pembeli mengembalikan barang yang tidak sesuai atau mengalami kerusakan. Nota ini berfungsi untuk mencatat pengurangan piutang penjual dan memberikan bukti yang sah atas transaksi tersebut.

Unsur-Unsur Penting dalam Nota Debit

Nota debit adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang digunakan untuk mencatat pengembalian barang atau penyesuaian harga. Agar nota debit berfungsi dengan baik sebagai bukti transaksi, penting untuk mengetahui cara mengisi nota debit dengan benar. Berikut adalah unsur-unsur yang harus dicantumkan:

Nama PKP Pembeli

Nama Pengusaha Kena Pajak (PKP) dari pihak pembeli harus dicantumkan untuk mengidentifikasi siapa yang melakukan transaksi.

Nama PKP Penjual

Nama PKP dari pihak penjual juga harus dicantumkan untuk memastikan bahwa nota debit tersebut terkait dengan penjual yang tepat.

Nomor Nota Debit

Setiap nota debit harus memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi dan referensi untuk transaksi tersebut.

Keterangan Jumlah Barang yang Didebit

Informasi mengenai jumlah barang yang dikembalikan atau yang mengalami penyesuaian harga harus dicantumkan dengan jelas.

Jenis Barang yang Didebit

Sebutkan jenis barang yang terlibat dalam transaksi, sehingga tidak ada kebingungan mengenai barang yang dimaksud.

Harga Barang per Unit

Cantumkan harga per unit dari barang yang didebit untuk memberikan informasi yang jelas mengenai nilai barang tersebut.

Total Harga Barang yang Didebit

Hitung dan tuliskan total harga dari barang yang didebit, yang merupakan hasil kali antara jumlah barang dan harga per unit.

Tanggal Pembuatan Nota Debit

Tanggal saat nota debit dibuat harus dicantumkan untuk mencatat waktu transaksi.

Nama dan Tanda Tangan Pembeli

Nama dan tanda tangan pembeli diperlukan sebagai bukti bahwa pembeli telah menyetujui dan mengakui transaksi yang tercatat dalam nota debit.

Dengan mencantumkan semua unsur penting di atas, cara mengisi nota debit nota debit menjadi lebih mudah. Nota debit akan menjadi dokumen yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan dalam transaksi bisnis. Ini juga membantu menjaga transparansi dan kejelasan antara penjual dan pembeli.

Baca juga: “5 Cara Mengisi Nota Kontan yang Akurat Beserta Fungsinya“

9 Cara Mengisi Nota Debit

Proses pengisian nota debit dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan sistem yang digunakan. Namun, berikut adalah langkah umum yang dapat diterapkan dalam cara mengisi nota debit dengan benar:

Header Dokumen

Dokumen ini disusun untuk memberikan informasi yang jelas dan terstruktur mengenai nama, alamat, dan logo perusahaan. Informasi ini menjadi hal pertama yang dilihat oleh pembaca. 

• Nama dan Alamat Perusahaan: Dalam cara mengisi nota debit, langkah pertama adalah mencantumkan nama lengkap dan alamat dari perusahaan pembeli dan penjual. Informasi ini penting untuk identifikasi yang jelas dan menghindari kebingungan.
• Logo Perusahaan: Jika perusahaan Anda memiliki logo, sertakan di bagian header. Logo dapat memberikan kesan profesional dan meningkatkan kredibilitas dokumen, yang juga memudahkan penerima mengenali dokumen tersebut.

Nomor Nota Debit

Dalam cara mengisi nota debit, berikan nomor unik untuk setiap nota yang Anda buat. Nomor ini berfungsi sebagai referensi internal, memudahkan pencatatan dan pencarian dokumen di masa mendatang.

Tanggal Pembuatan

Tanggal saat nota debit dibuat harus dicantumkan dengan jelas. Dalam cara mengisi nota debit, mencantumkan tanggal ini penting untuk mendokumentasikan waktu transaksi dan membantu dalam pengarsipan.

Informasi Pihak Terlibat

Bagian ini berisi informasi tentang beberapa pihak yang memiliki peran penting dalam transaksi. Berikut adalah informasi mengenai pihak-pihak tersebut:

• Nama PKP Pembeli: Pastikan untuk mencantumkan nama Pengusaha Kena Pajak (PKP) dari pihak pembeli. Ini merupakan bagian penting dari cara mengisi nota debit yang sah secara hukum.
• Nama PKP Penjual: Sertakan nama PKP dari pihak penjual. Informasi ini membantu dalam transparansi dan kejelasan identitas dalam transaksi.

Keterangan Barang

Bagian ini mencakup rincian mengenai barang yang terlibat dalam transaksi. Berikut adalah deskripsi lengkap mengenai setiap barang:

• Jumlah Barang yang Didebit: Dalam cara mengisi nota debit, catat dengan jelas jumlah barang yang dikembalikan atau mengalami penyesuaian harga.
• Jenis Barang: Sebutkan jenis barang yang terlibat untuk menghindari kebingungan. Kejelasan dalam deskripsi barang adalah kunci dalam cara mengisi nota debit.

Harga dan Total

Dalam bagian ini, disajikan informasi mengenai harga masing-masing barang beserta total keseluruhan. Berikut adalah rinciannya:

• Harga Barang per Unit: Cantumkan harga per unit untuk setiap jenis barang. Dalam cara mengisi nota debit, informasi ini sangat penting untuk transparansi.
• Total Harga: Hitung total harga barang yang didebit dan tuliskan dengan jelas. Memastikan perhitungan ini akurat adalah bagian penting dari cara mengisi nota debit.

Catatan Tambahan

Jika perlu, tambahkan catatan atau keterangan lain yang relevan. Dalam cara mengisi nota debit, catatan ini dapat menjelaskan alasan pengembalian atau informasi tambahan yang dapat membantu pemahaman konteks transaksi.

Tanda Tangan

Sertakan nama dan tanda tangan pembeli sebagai bukti persetujuan terhadap informasi dalam nota debit. Ini menambah legitimasi pada cara mengisi nota debit yang Anda buat.

Referensi Transaksi Sebelumnya

Jika nota debit berkaitan dengan transaksi sebelumnya, cantumkan nomor atau detailnya. Ini akan membantu dalam pelacakan dan audit, menjadi bagian penting dari cara mengisi nota debit.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas mengenai cara mengisi nota debit, Anda dapat memastikan bahwa nota debit tersebut diisi dengan tepat. Ini menjadikannya dokumen yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan dalam transaksi bisnis, serta menjaga transparansi antara penjual dan pembeli.

Baca juga: “5 Cara Mengisi Nota Penjualan dengan Cepat dan Akurat“

Contoh Nota Debit

Nota debit ini dapat disesuaikan dengan informasi dan rincian biaya sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Berikut ini adalah contoh nota debit yang bisa digunakan sebagai panduan:

Nota Debit

No. Nota: ND20241012

Tanggal: 12 Oktober 2024

Kepada:

Nama Perusahaan

Alamat Perusahaan

Kota, Kode Pos

Telepon: 0123456789

Keterangan:

Terlampir adalah rincian biaya yang harus dibayarkan sesuai dengan transaksi kami sebelumnya.

Deskripsi Jumlah

Barang A Rp 500.000

Jasa Pengiriman Rp 50.000

Biaya Administrasi Rp 20.000

Total: Rp 570.000

Mohon untuk segera melakukan pembayaran atas jumlah tersebut ke rekening perusahaan kami dalam waktu 7 hari kerja.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

[Nama]

[Posisi]

[Perusahaan]

Tingkatkan Akurasi dan Efisiensi Pengisian Nota Debit dengan Software dari Pinnacle Tech Vision!

Dengan memahami cara mengisi nota debit yang benar, Anda dapat memastikan setiap transaksi berjalan lancar dan transparan. Jika Anda ingin mempermudah pengelolaan dokumen bisnis Anda, jangan ragu untuk menggunakan jasa Pinnacle Tech Vision. 

Cobalah demo aplikasinya secara gratis dan lihat sendiri bagaimana Pinnacle Tech Vision dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam bisnis Anda. Klik tombol di bawah ini untuk memulai!