Bagi sebagian orang, membuat invoice mungkin terlihat sederhana. Namun, dalam praktiknya, banyak pelaku usaha, terutama UMKM, yang masih kesulitan dalam membuat invoice yang profesional dan sesuai dengan standar.
Kesalahan dalam membuat invoice dapat berakibat fatal, seperti terjadinya kesalahan perhitungan, pencatatan yang tidak akurat, atau bahkan masalah hukum. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap mengenai cara membuat invoice pengiriman barang yang mudah dipahami dan diikuti.
Fungsi Invoice Pengiriman Barang
Invoice pengiriman barang memiliki beberapa fungsi penting yang harus dipahami. Berikut adalah beberapa fungsi dari invoice pengiriman barang:
Dokumentasi Transaksi
Salah satu fungsi utama invoice adalah sebagai bukti tertulis dari transaksi antara penjual dan pembeli. Dalam cara membuat invoice pengiriman barang, pastikan untuk mencantumkan detail seperti barang yang dikirim, harga, dan tanggal transaksi.
Pembayaran
Invoice memberikan informasi mengenai jumlah yang harus dibayar oleh pembeli. Dalam cara membuat invoice pengiriman barang, rincian biaya, pajak, dan biaya pengiriman harus jelas dan mudah dipahami.
Pengelolaan Inventaris
Dengan mencatat setiap pengiriman melalui invoice, perusahaan dapat lebih baik mengelola inventaris. Cara membuat invoice pengiriman barang yang baik membantu dalam melacak barang yang telah dikirim dan yang masih tersedia.
Keperluan Akuntansi
Invoice berfungsi sebagai dokumen akuntansi yang penting. Dalam cara membuat invoice pengiriman barang, pastikan semua informasi akurat untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran dalam laporan keuangan.
Legalitas
Sebagai dokumen resmi, invoice dapat digunakan sebagai bukti hukum jika terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli. Ini menjadi bagian penting dalam cara membuat invoice pengiriman barang yang sah.
Analisis Penjualan
Data dari invoice dapat digunakan untuk menganalisis tren penjualan dan kinerja produk. Cara membuat invoice pengiriman barang yang sistematis membantu dalam pengambilan keputusan bisnis berdasarkan analisis tersebut.
Dengan demikian, memahami fungsi dan cara membuat invoice pengiriman barang adalah komponen penting dalam proses bisnis yang memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam transaksi.
9 Cara Membuat Invoice Pengiriman Barang secara Manual
Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat invoice pengiriman barang secara manual:
Siapkan Alat
Sebelum memulai cara membuat invoice pengiriman barang, pastikan Anda memiliki semua alat yang diperlukan. Gunakan kertas kosong atau pilih template invoice yang sesuai. Siapkan juga alat tulis seperti pulpen atau pensil. Jika diperlukan, kalkulator dapat membantu Anda menghitung total harga dan biaya lainnya dengan akurat, memastikan proses pembuatan invoice berjalan lancar.
Header Invoice
Di bagian atas invoice, tuliskan nama perusahaan Anda dengan jelas sebagai langkah awal dalam cara membuat invoice pengiriman barang. Ini penting agar pembeli dapat dengan mudah mengenali dari mana invoice ini berasal. Sertakan juga alamat lengkap perusahaan Anda, termasuk kota dan kode pos, serta informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email. Header yang jelas dan profesional akan meningkatkan kredibilitas invoice yang Anda buat.
Informasi Invoice
Setiap invoice wajib memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan dan pencatatan. Dalam cara membuat invoice pengiriman barang, tuliskan nomor invoice di bawah header. Selain itu, cantumkan tanggal pembuatan invoice agar pembeli tahu kapan transaksi dilakukan. Jangan lupa untuk mencatat tanggal pengiriman barang, karena ini akan membantu pembeli dalam memantau status pengiriman.
Informasi Pembeli
Detail mengenai pembeli sangat penting dalam cara membuat invoice pengiriman barang. Tulis nama lengkap pembeli atau nama perusahaan dengan jelas. Sertakan juga alamat lengkap pembeli agar tidak terjadi kebingungan mengenai lokasi pengiriman. Jika ada, tambahkan informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email, sehingga Anda dapat berkomunikasi lebih mudah jika ada pertanyaan atau masalah terkait invoice.
Baca juga: “Software Akuntansi untuk Perusahaan Jasa, Apa Manfaatnya?“
Detail Barang
Di bagian ini, berikan deskripsi yang jelas mengenai barang yang dikirim sebagai bagian dari cara membuat invoice pengiriman barang. Sebutkan nama dan, jika perlu, berikan deskripsi singkat untuk masing-masing barang. Tuliskan jumlah barang yang dikirim serta harga satuan untuk setiap item. Setelah itu, hitung total harga untuk setiap jenis barang dengan mengalikan jumlah dengan harga satuan, dan catat dengan rapi. Informasi ini sangat penting bagi pembeli untuk memahami rincian transaksi.
Rincian Biaya Tambahan
Jika ada biaya tambahan seperti biaya pengiriman atau pajak, pastikan untuk mencantumkannya dengan jelas dalam cara membuat invoice pengiriman barang. Ini akan membantu pembeli memahami total biaya yang harus dibayar. Sebutkan biaya pengiriman secara terpisah agar pembeli tahu berapa biaya yang dikenakan untuk pengiriman. Jika ada pajak yang berlaku, hitung dan tambahkan di bagian ini juga.
Total Keseluruhan
Setelah mencatat semua rincian barang dan biaya tambahan, langkah selanjutnya dalam cara membuat invoice pengiriman barang adalah menghitung total keseluruhan yang harus dibayar oleh pembeli. Total ini mencakup jumlah total barang, biaya pengiriman, dan pajak. Tuliskan angka total di bagian bawah invoice agar mudah ditemukan. Pastikan semua perhitungan akurat untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
Ketentuan Pembayaran
Cantumkan informasi mengenai cara dan syarat pembayaran di invoice sebagai bagian dari cara membuat invoice pengiriman barang. Sebutkan metode pembayaran yang diterima, seperti tunai, transfer bank, atau metode lainnya. Jika ada batas waktu pembayaran, misalnya dalam jangka waktu tertentu setelah invoice diterbitkan, pastikan untuk menyertakannya. Ini akan membantu mengatur ekspektasi kedua belah pihak mengenai proses pembayaran.
Tanda Tangan
Sebagai bagian terakhir dalam cara membuat invoice pengiriman barang, sediakan ruang untuk tanda tangan dari pihak penjual dan pembeli, jika diperlukan. Tanda tangan dapat menambah legitimasi dokumen dan menunjukkan bahwa kedua belah pihak menyetujui transaksi tersebut. Ini juga berfungsi sebagai bukti hukum jika terjadi perselisihan di masa mendatang.
Cara Membuat Invoice Pengiriman Barang secara Otomatis
Untuk membuat invoice pengiriman barang secara otomatis dengan aplikasi, Anda memerlukan aplikasi atau sistem manajemen yang dapat menghasilkan invoice secara otomatis setelah proses pengiriman barang selesai.
Berikut langkah-langkah umum yang dapat Anda ikuti untuk membuat invoice pengiriman barang secara otomatis dengan aplikasi:
Pilih atau Kembangkan Aplikasi yang Tepat
Langkah pertama dalam membuat invoice pengiriman barang secara otomatis adalah memilih atau mengembangkan aplikasi yang sesuai. Anda perlu mencari aplikasi manajemen inventaris atau sistem penjualan yang memiliki fitur pembuatan invoice otomatis. Pastikan aplikasi tersebut dapat terintegrasi dengan sistem pengiriman barang dan pembayaran, sehingga semua data dapat terhubung dengan baik.
Di sini, Pinnacle Tech Vision dapat membantu Anda dengan solusi aplikasi manajemen inventaris yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda, memastikan semua proses berjalan efisien dan terintegrasi.
Baca juga: “Software Penjualan Minimarket: Apa Saja Perannya Untuk Toko?“
Atur Informasi Pelanggan dan Barang
Setelah memilih aplikasi, langkah berikutnya adalah mengatur informasi pelanggan dan detail barang. Anda harus memasukkan data seperti nama dan alamat pelanggan, deskripsi barang, harga, dan jumlah yang akan dikirim ke dalam sistem.
Pengaturan data yang akurat sangat penting agar invoice yang dihasilkan nantinya tepat dan sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Dengan bantuan aplikasi dari Pinnacle Tech Vision, Anda akan memiliki antarmuka yang intuitif untuk mengelola semua informasi ini dengan mudah.
Proses Pengiriman Barang
Saat barang telah dikirim, sistem otomatis harus memperbarui status pengiriman. Aplikasi yang baik dapat mengenali barang yang telah dikirim dan mengubah statusnya dalam sistem, sehingga semua pihak terkait dapat melihat perkembangan pengiriman secara real-time.
Pembuatan Invoice Otomatis
Setelah proses pengiriman selesai, sistem aplikasi akan secara otomatis menghasilkan invoice berdasarkan informasi yang telah dimasukkan sebelumnya. Invoice ini akan mencakup semua detail penting, seperti informasi pelanggan, rincian barang, jumlah, harga, dan total pembayaran. Pembuatan invoice secara otomatis tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dalam pencatatan data.
Notifikasi dan Pengiriman Invoice
Setelah invoice dibuat, sistem dapat mengirimkan notifikasi kepada pelanggan dan pihak terkait mengenai invoice tersebut. Notifikasi ini dapat berupa email atau pesan dalam aplikasi, yang memberi tahu bahwa invoice telah siap dan dapat diakses. Pelanggan dapat menerima invoice melalui email atau mengunduhnya langsung dari aplikasi, sehingga memudahkan proses komunikasi dan pengelolaan dokumen.
Pengelolaan Pembayaran dan Rekonsiliasi
Sistem yang baik juga harus mampu mengelola pembayaran yang diterima dan melakukan rekonsiliasi dengan invoice yang telah dibuat. Setelah pembayaran diterima, statusnya harus diperbarui dalam sistem untuk mencerminkan status terkini dari transaksi. Ini penting untuk memastikan bahwa semua pembayaran tercatat dengan benar dan membantu Anda melacak piutang dengan lebih efisien.
Laporan dan Analisis
Terakhir, pastikan bahwa sistem yang Anda pilih memiliki fitur pelaporan dan analisis yang baik. Fitur ini memungkinkan Anda untuk melacak invoice, pembayaran, dan performa penjualan secara keseluruhan. Dengan laporan yang dihasilkan, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih baik untuk pengembangan bisnis Anda, mengidentifikasi tren penjualan, dan melakukan perbaikan di area yang diperlukan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan mempertimbangkan aplikasi manajemen inventaris dari Pinnacle Tech Vision, Anda akan dapat membuat invoice pengiriman barang secara otomatis dengan lebih efisien dan akurat, membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang solusi yang ditawarkan, jangan ragu untuk menghubungi Pinnacle Tech Vision! Pinnacle Tech Vision mengajak Anda untuk mencoba demo aplikasi kami secara gratis. Klik tombol di bawah ini untuk memulai dan lihat bagaimana Pinnacle Tech Vision dapat mengubah cara Anda mengelola bisnis!
