Apa Itu Automated Invoice Processing? Solusi Cerdas Kelola Faktur

Pernahkah Anda merasa kewalahan dengan tumpukan tagihan yang harus diproses setiap bulannya? Bayangkan jika ada cara yang lebih cepat dan akurat untuk mengelola semua invoice tersebut. Di era digital yang semakin maju, efisiensi menjadi kunci utama bagi perusahaan untuk tetap kompetitif.

Salah satu inovasi yang membantu mewujudkan efisiensi tersebut adalah automated invoice processing. Namun, apa itu automated invoice processing? Artikel ini akan membahas secara mendalam apa itu automated invoice processing, cara kerja, keuntungan, dan contoh penerapannya dalam dunia bisnis.

Apa Itu Automated Invoice Processing?

Automated invoice processing adalah teknologi yang memungkinkan pengelolaan faktur secara otomatis dengan menggunakan perangkat lunak berbasis kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi. Teknologi ini menggantikan proses manual yang biasanya memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan membutuhkan banyak sumber daya manusia.

Dalam proses tradisional, faktur diterima melalui berbagai saluran seperti email, pos, atau bahkan secara langsung. Setelah itu, staf keuangan harus memeriksa faktur satu per satu, memvalidasi data, mencatat informasi ke sistem akuntansi, dan memastikan pembayaran dilakukan sesuai jadwal. Dengan apa itu automated invoice processing, seluruh tahapan ini dapat dilakukan secara otomatis dan lebih cepat.

Cara Kerja Automated Invoice Processing

Apa itu automated invoice processing? Proses ini merupakan solusi cerdas untuk mengotomatiskan seluruh siklus pengelolaan faktur, mulai dari penerimaan hingga pembayaran. Lantas, bagaimana sebenarnya cara kerja automated invoice processing?

Penerimaan Faktur

Proses dimulai ketika faktur diterima melalui berbagai saluran, seperti email, dokumen digital, atau bahkan faktur dalam bentuk hard copy yang dipindai. Setelah diterima, faktur tersebut diunggah ke dalam sistem automated invoice processing. Proses ini memungkinkan pengelolaan faktur yang lebih efisien, menghemat waktu, dan mengurangi ketergantungan pada pengelolaan manual.

Ekstraksi Data

Setelah faktur diterima, langkah selanjutnya adalah ekstraksi data. Di sinilah teknologi Optical Character Recognition (OCR) berperan penting. OCR digunakan untuk membaca dan mengekstrak informasi dari faktur, seperti: Misalnya: nama pemasok, nomor invoice, tanggal invoice, jumlah total, dan detail transaksi lainnya. Dengan OCR, data yang sebelumnya berupa gambar atau teks non-digital dapat diubah menjadi data terstruktur yang dapat diproses secara otomatis oleh sistem.

Validasi Data

Setelah data diekstraksi, sistem apa itu automated invoice processing melanjutkan proses dengan memverifikasi keakuratan data yang telah diambil. Proses validasi ini dilakukan dengan mencocokkan informasi yang tertera pada faktur dengan data yang sudah ada di sistem, seperti purchase order (pesanan pembelian) atau kontrak yang telah disepakati. Dengan cara ini, sistem secara otomatis mendeteksi adanya ketidaksesuaian atau kesalahan yang perlu diperbaiki sebelum faktur diproses lebih lanjut.

Persetujuan dan Pemrosesan Pembayaran

Setelah faktur dinyatakan valid, langkah selanjutnya adalah pengajuan persetujuan. Faktur yang sudah diverifikasi akan diteruskan kepada pihak yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan. Sistem apa itu automated invoice processing dapat mengirimkan notifikasi untuk mempercepat proses persetujuan, atau dalam beberapa kasus, sistem dapat melanjutkan pemrosesan pembayaran secara otomatis, sesuai dengan kebijakan. Dengan demikian, proses ini tidak hanya mempercepat alur kerja tetapi juga memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.

Integrasi dengan Sistem Lain

Setelah faktur disetujui dan dibayar, data yang terkait dengan faktur tersebut dicatat ke dalam sistem akuntansi atau Enterprise Resource Planning (ERP) yang dimiliki perusahaan. Hal ini memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan selalu terbarui secara real-time, dan data faktur yang telah diproses dapat digunakan untuk pembuatan laporan keuangan yang akurat dan transparan.

Integrasi dengan sistem lain ini juga memudahkan pengelolaan data secara keseluruhan, sehingga perusahaan dapat memantau dan mengelola seluruh aspek keuangan mereka dengan lebih efisien.

Baca juga: “9 Cara Membuat Invoice Pengiriman Barang, Mudah dan Akurat“

Keuntungan Automated Invoice Processing

Mengapa semakin banyak bisnis yang mulai beralih ke pemrosesan faktur otomatis? Berikut  beberapa manfaatnya:

Efisiensi Waktu

Dengan apa itu automated invoice processing, waktu yang biasanya dihabiskan untuk pekerjaan manual dapat dipangkas secara signifikan. Hal ini memungkinkan staf keuangan mengalihkan fokus mereka ke tugas-tugas strategis lainnya yang lebih bernilai.

Mengurangi Kesalahan

Automated invoice processing secara signifikan mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi dalam proses manual, seperti salah memasukkan data atau duplikasi faktur. Sistem ini bekerja dengan memvalidasi data secara otomatis, sehingga memastikan bahwa setiap informasi yang diproses sudah benar dan sesuai. Dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi, perusahaan dapat menghindari masalah administrasi yang dapat menghambat operasional atau mengakibatkan kerugian.

Penghematan Biaya

Apa itu automated invoice processing membantu mengurangi biaya operasional dengan mempercepat pemrosesan faktur dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Ini juga mengurangi risiko penalti akibat keterlambatan pembayaran atau kesalahan lainnya.

Visibilitas dan Transparansi

Salah satu keunggulan automated invoice processing adalah kemampuan untuk menyediakan visibilitas dan transparansi yang lebih baik. Semua data faktur disimpan dalam satu sistem terpusat, memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah melacak status pembayaran, melakukan audit, dan menyusun laporan secara real-time. Dengan transparansi yang lebih tinggi, pengelolaan keuangan menjadi lebih terkontrol dan efisien, sekaligus meminimalkan potensi penyimpangan atau ketidaksesuaian data.

Mendukung Kepatuhan Regulasi

Sistem ini dapat diatur agar sesuai dengan peraturan pajak dan regulasi lokal yang berlaku. Hal ini membantu perusahaan tetap patuh terhadap standar hukum, sehingga mengurangi potensi masalah hukum atau denda.

Baca juga: “5 Cara Membuat Invoice Otomatis untuk Pengelolaan Keuangan“

Contoh Penerapan Automated Invoice Processing

Banyak perusahaan besar dan kecil telah merasakan manfaat dari penerapan automated invoice processing. Apa itu automated invoice processing telah menjadi solusi bagi perusahaan di berbagai industri, termasuk e-commerce, manufaktur, dan jasa keuangan. Berikut beberapa contoh implementasi di dunia nyata:

E-commerce

Dalam dunia bisnis online yang dinamis, volume transaksi dan faktur bisa melonjak drastis. Dengan menerapkan apa itu automated invoice processing, perusahaan e-commerce mampu memproses ribuan faktur dari berbagai vendor setiap bulan secara efisien. Otomatisasi ini tidak hanya mempercepat waktu pemrosesan, tetapi juga meminimalisir kesalahan manusia.

Manufaktur

Industri manufaktur yang melibatkan banyak pemasok dan bahan baku sangat bergantung pada kelancaran arus kas. Automated invoice processing memastikan pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu, sehingga kelangsungan rantai pasok terjaga. Selain itu, dengan otomatisasi pemrosesan faktur, perusahaan manufaktur dapat mengoptimalkan inventori dan mengurangi biaya operasional.

Jasa Keuangan

Lembaga keuangan seperti bank dan perusahaan asuransi mengelola volume transaksi yang sangat besar setiap harinya. Apa itu automated invoice processing? Dalam konteks ini, teknologi ini membantu lembaga keuangan memproses ribuan faktur dengan cepat dan akurat, sekaligus menjaga integritas data keuangan. Dengan mengotomatiskan prosesnya, risiko kesalahan manusia dapat diminimalisir, sehingga laporan keuangan menjadi lebih reliabel.

Dengan memahami apa itu automated invoice processing, perusahaan dapat melihat bagaimana teknologi ini memberikan manfaat nyata dalam meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan mendukung kepatuhan.

Dengan berbagai manfaat yang telah dijelaskan, automated invoice processing adalah solusi cerdas bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan faktur. Selain itu, teknologi ini juga memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap data keuangan, sehingga mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Ingin mencoba solusi ini untuk perusahaan Anda? PTV hadir untuk membantu Anda mengimplementasikan automated invoice processing secara mudah dan efisien. Kami menawarkan demo aplikasi gratis yang bisa Anda coba sekarang juga. Klik tombol di bawah ini untuk memulai!