Apa Itu Invoice Recognition? Solusi Pengelolaan Faktur yang Efisien

Pengelolaan faktur atau invoice adalah salah satu aspek penting dalam operasi bisnis. Tanpa sistem yang baik, proses ini bisa menyita banyak waktu dan rawan kesalahan. 

Salah satu solusi yang kini banyak digunakan untuk meningkatkan efisiensi ini adalah invoice recognition. Apa itu invoice recognition? Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi pengolahan faktur, mulai dari ekstraksi data hingga integrasi ke dalam sistem keuangan.

Artikel ini akan menjelaskan secara mendalam mengenai apa itu invoice recognition, bagaimana cara kerjanya, contoh penggunaan, serta keuntungan yang dapat anda nikmati jika menggunakan teknologi ini.

Di sini anda juga akan menemukan bagaimana invoice recognition dapat membuat proses pengelolaan faktur lebih efisien dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dalam operasional bisnis. Yuk, ikuti pembahasannya di bawah ini!

Apa Itu Invoice Recognition?

Bagi anda yang belum familiar dengan istilah ini, mungkin bertanya-tanya apa itu invoice recognition? Untuk apa fungsinya? Nah, mari kita bahas di sini.

Pertama, dari definisinya terlebih dahulu. Invoice recognition merupakan sebuah teknologi berbasis kecerdasan buatan (AI) yang memanfaatkan Optical Character Recognition (OCR) untuk mengekstrak informasi penting dari faktur.

Teknologi ini berguna untuk mengekstrak data pada faktur, seperti nomor invoice, nama pemasok, tanggal, dan jumlah pembayaran, agar dapat dipindai dan diubah menjadi format digital yang mudah diproses lebih lanjut. Jadi, sederhananya, dengan teknologi ini anda tidak perlu input data satu per satu secara manual.

Dengan demikian, jika disimpulkan, apa itu invoice recognition adalah proses otomatisasi yang mempermudah pengolahan faktur. Teknologi ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki volume faktur yang tinggi setiap bulan.

Hal ini tentu saja mengurangi kebutuhan akan pengolahan manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Penerapan invoice recognition akan membantu perusahaan untuk menjaga efisiensi dan mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pencatatan data keuangan.

Cara Kerja Invoice Recognition

Lalu, seperti apa itu invoice recognition bekerja?

Nah, sebelum anda memutuskan untuk mengimplementasikan invoice recognition, penting untuk memahami bagaimana teknologi ini berfungsi dalam memproses faktur secara otomatis. Proses ini terdiri dari beberapa tahapan yang masing-masing memainkan peran penting dalam memastikan pengelolaan faktur berjalan lancar.

Penerimaan dan Pengolahan Dokumen

Langkah pertama dalam penggunaan invoice recognition adalah penerimaan faktur dalam berbagai bentuk, seperti email, dokumen digital, atau bahkan foto dari faktur fisik. Setelah diterima, sistem akan memverifikasi jenis dokumen dan mempersiapkannya untuk diproses lebih lanjut.

Pembersihan dan Persiapan Data

Sebelum data pada faktur dapat diekstraksi, dokumen akan melalui tahap pembersihan. Proses ini bertujuan untuk menghilangkan gangguan pada gambar, seperti blur atau noise, yang dapat menghambat akurasi ekstraksi data. Hanya dokumen dengan kualitas yang baik yang akan diproses lebih lanjut.

Ekstraksi Informasi Utama

Di tahap ini, invoice recognition menggunakan teknologi OCR untuk mengekstrak informasi penting dari faktur, seperti nomor faktur, nama pemasok, total pembayaran, dan tanggal jatuh tempo. Sistem dapat mengenali elemen-elemen ini meskipun format dan layout dokumen bervariasi.

Verifikasi dan Validasi Data

Setelah data diekstraksi, sistem akan memeriksa keakuratan informasi yang diperoleh dengan membandingkannya dengan data yang ada di sistem perusahaan. Jika ada ketidaksesuaian, proses validasi akan memberi tahu anda untuk melakukan pengecekan atau koreksi data tersebut.

Integrasi dengan Sistem Internal

Tahap akhir adalah mengintegrasikan data faktur yang telah diverifikasi ke dalam sistem keuangan atau ERP perusahaan. Hal ini memungkinkan data faktur untuk langsung digunakan dalam proses pembayaran, pencatatan keuangan, dan pelaporan. Demikianlah beberapa tahapan dari seperti apa itu invoice recognition bekerja.

Baca juga: “8 Cara Hitung Gaji Gross ke Net dengan Akurat dan Mudah“

Contoh Invoice Recognition

Berikutnya, kita akan membahas tentang contoh penerapannya. Jika anda belum mengetahui seperti apa itu invoice recognition diterapkan, maka pastikan untuk mengikuti pembahasan ini ya.

Penerapan invoice recognition sangat berguna dalam dunia bisnis, terutama bagi perusahaan yang menerima banyak faktur setiap bulannya. Teknologi ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan dalam proses manual. Berikut ini adalah dua contoh penggunaan invoice recognition yang dapat menggambarkan manfaatnya lebih jelas:

Perusahaan E-commerce

Katakanlah, sebuah perusahaan e-commerce besar menerima ratusan faktur dari berbagai pemasok setiap bulan, dengan detail transaksi yang sangat beragam. Sebelumnya, tim keuangan harus memeriksa satu per satu faktur, menginput informasi secara manual, dan mengonfirmasi keakuratan data tersebut.

Tentu saja ini sangat memakan waktu dan punya resiko human error yang tinggi. Dengan menggunakan invoice recognition, perusahaan ini dapat mengunggah semua faktur dalam format PDF atau gambar ke sistem. Teknologi OCR secara otomatis mengekstrak informasi penting seperti nama pemasok, tanggal faktur, total pembayaran, dan rincian produk.

Data yang diekstrak kemudian divalidasi dan diintegrasikan langsung ke dalam sistem akuntansi. Hasilnya, perusahaan mampu memproses faktur lebih cepat, mengurangi biaya operasional, dan meminimalkan kemungkinan kesalahan input data.

Perusahaan Manufaktur

Contoh lain seperti apa itu invoice recognition diterapkan bisa dilihat dari bagaimana sebuah perusahaan manufaktur yang menerima faktur dari berbagai vendor dan subkontraktor yang berbeda-beda.

Setiap faktur biasanya mencakup informasi teknis mengenai bahan baku, jumlah, harga per unit, dan rincian lainnya. Dengan invoice recognition, pengelolaan faktur menjadi jauh lebih praktis. Faktur yang diterima dalam bentuk digital maupun fisik dapat langsung diproses tanpa harus dipindahkan secara manual ke dalam sistem.

Teknologi ini mengekstrak data penting seperti nomor faktur, kode produk, kuantitas barang, dan harga total dengan akurat. Setelah data tersebut terintegrasi dalam sistem inventaris dan keuangan perusahaan, tim manajer dapat memanfaatkan informasi tersebut untuk analisis lebih lanjut dan perencanaan pengadaan.

Dengan cara ini, invoice recognition memungkinkan perusahaan manufaktur untuk memproses faktur secara efisien dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan tepat waktu dan akurat.

Baca juga: “10 Fitur Aplikasi Penghitung Gaji Karyawan: Bantu Kinerja HR“

Keuntungan Menggunakan Invoice Recognition

Meskipun ada beberapa tantangan pada penerapan invoice recognition, seperti kebutuhan untuk pengaturan sistem yang tepat, keuntungan yang diberikan jauh lebih besar. Seperti apa itu invoice recognition dapat menguntungkan bisnis anda? Berikut sejumlah manfaatnya yang signifikan:

Efisiensi Waktu

Kita tahu bahwa mengelola faktur secara manual bisa sangat memakan waktu. Dengan invoice recognition, waktu yang dibutuhkan untuk memproses faktur dapat berkurang drastis. Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk memeriksa dan memasukkan data, karena sistem akan menangani semua itu secara otomatis.

Meningkatkan Akurasi Data

Kesalahan manusia adalah hal yang umum dalam proses pengolahan faktur manual, misalnya salah mengetik angka atau informasi yang terlewat. Dengan teknologi invoice recognition, kesalahan semacam itu dapat diminimalkan. Sistem secara otomatis mengekstrak data dengan akurat, mengurangi resiko kesalahan yang dapat memengaruhi laporan keuangan perusahaan.

Mengurangi Biaya Operasional

Pengolahan faktur manual memerlukan banyak tenaga kerja, yang berarti biaya operasional yang lebih tinggi. Dari pembahasan seperti apa itu invoice recognition diimplementasikan, kita tahu jika teknologi ini sangat membantu perusahaan untuk mengurangi ketergantungan pada karyawan untuk tugas-tugas administratif. Sebagai hasilnya, perusahaan dapat menghemat biaya dan memanfaatkan tenaga kerja untuk tugas yang lebih bernilai.

Keputusan Lebih Cepat dan Tepat

Dengan data faktur yang terorganisir dengan baik, perusahaan dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan finansial. Data yang lebih akurat memungkinkan anda untuk merencanakan anggaran dan membuat keputusan bisnis dengan lebih tepat dan cepat.

Optimalkan Proses Invoice Recognition Anda dengan Software Pinnacle Tech Vision!

Invoice recognition adalah solusi tepat yang dapat mengubah cara perusahaan anda mengelola faktur. Dengan teknologi berbasis AI dan OCR, proses yang sebelumnya memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan kini dapat dilakukan secara otomatis, cepat, dan akurat. Alhasil, perusahaan anda bisa meningkatkan efisiensi operasional, menghemat biaya, dan fokus pada strategi bisnis yang lebih besar.

Jika anda tertarik mengadopsi teknologi ini, Pinnacle Tech Vision (PTV) siap membantu anda! Dengan aplikasi dari PTV, optimalkan proses pengelolaan faktur dengan invoice recognition sekarang juga!

Anda dapat mencoba demo aplikasinya secara gratis dengan mengklik tombol di bawah ini. Jangan lewatkan kesempatan untuk membawa bisnis anda ke level berikutnya!