Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset yang krusial dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan SDM harus dilakukan dengan efisien dan efektif. Salah satu solusi yang dapat anda gunakan adalah Human Resource Information System (HRIS).
Namun dalam praktiknya, anda tidak bisa asal-asalan memilih Human Resources Information System. Untuk mendapatkan hasil yang optimal, anda perlu mengenali macam macam HRIS terlebih dahulu. Dengan begitu anda bisa menyesuaikan pilihan HRIS yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengelolaan SDM yang perusahaan anda perlukan.
Untuk itu, kami akan membantu anda mengenali apa saja macam macam HRIS yang paling umum digunakan di Indonesia. Harapannya, usai menyimak artikel ini anda dapat membedakan jenis-jenis HRIS sesuai dengan fungsinya dan menentukan HRIS yang tepat sesuai kebutuhan anda.
Kami akan menjelaskan HRIS mulai dari definisinya hingga mengupas komponen dari masing-masing jenis HRIS yang banyak dicari saat ini. Tanpa berlama-lama, mari kita simak pembahasan lengkapnya berikut!
Apa Itu HRIS?
HRIS adalah sistem informasi yang digunakan untuk mengelola berbagai fungsi sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan proses administrasi, seperti penggajian, rekrutmen, manajemen kinerja, dan lainnya.
Umumnya, HRIS yang banyak digunakan di Indonesia dikategorikan sesuai dengan fungsi kerjanya. Macam macam HRIS memiliki fungsi yang berbeda-beda, menurut permasalahan sumber daya manusia yang dihadapi oleh perusahaan.
Sebagai contoh, masalah pengelolaan sumber daya manusia, seperti proses rekrutmen karyawan dan pemantauan kinerja, tentu membutuhkan pendekatan yang berbeda. Proses rekrutmen melibatkan pendekatan strategis untuk membuat rencana proses rekrutmen. Sementara, pemantauan kinerja karyawan membutuhkan pendekatan yang sifatnya analitis.
Itulah sedikit contoh terkait perbedaan macam macam HRIS. Agar perusahaan bisa mencapai potensi maksimalnya dan menyelesaikan masalah pengelolaan SDM dengan tepat, maka sebaiknya anda perhatikan pembahasan masing-masing jenisnya di bagian berikutnya di bawah ini.
Macam Macam HRIS yang Penting Diketahui
Software HRIS memungkinkan manajer SDM untuk melacak berbagai macam informasi yang berhubungan dengan karyawan. Akan tetapi, seperti modul dalam sistem ERP lainnya, anda tentu dapat menentukan macam macam HRIS yang akan digunakan, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun 3 jenis HRIS yang umum digunakan di Indonesia adalah:
HRIS Operasional
HRIS operasional dirancang untuk menangani tugas-tugas administratif sehari-hari dalam manajemen sumber daya manusia. Sistem ini mencakup berbagai modul seperti pengelolaan absensi, penggajian, manajemen cuti, dan data karyawan.
Dengan memanfaatkan HRIS operasional, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan manual dan mempercepat proses administrasi. Umumnya, jenis software ini terdiri dari lima komponen utama, yaitu:
Sistem Informasi Data Karyawan
Komponen ini berfungsi untuk mengelola data-data karyawan. Misalnya, seperti biodata personal yang meliputi detail nama, alamat, strata pendidikan, gaji, dan status kepegawaian.
Sistem Manajemen Struktur Organisasi
Dalam HRIS operasional, komponen ini digunakan untuk mendata dan melacak posisi karyawan dalam struktur organisasi perusahaan. Adapun detail informasi terkait posisi karyawan yang disediakan mencakup jabatan dan peran mereka.
Sistem Manajemen Kinerja
Seperti namanya, komponen ini menyimpan informasi mengenai penilaian kinerja dan produktivitas karyawan. Data ini bisa digunakan sebagai acuan bagi manajer untuk memberikan promosi, kenaikan jabatan, atau bahkan pemutusan hubungan kerja.
Sistem Informasi Seleksi dan Penempatan Pelamar
Untuk membantu proses seleksi kandidat, manajer SDM dapat memanfaatkan komponen ini dalam HRIS operasional. Tujuannya ialah untuk menjaring kandidat terbaik yang sesuai dengan kriteria perusahaan.
Sistem Pelaporan dan Kepatuhan Pemerintah
Komponen ini berfungsi untuk memastikan kepatuhan perusahaan akan regulasi manajemen SDM. Anda dapat memastikan pengelolaan laporan agar sesuai dengan regulasi pemerintah yang berlaku dengan komponen ini.
HRIS Strategis
HRIS strategis dirancang untuk mendukung keputusan manajemen SDM dalam jangka panjang. Sistem ini menyediakan analisis data yang mendalam terkait kinerja karyawan, perencanaan suksesi, hingga pengembangan skill.
Dengan HRIS strategis, perusahaan dapat merancang strategi SDM yang efektif guna mencapai tujuan bisnis dalam jangka panjang. Adapun komponen utama dalam HRIS strategis meliputi:
Sistem Informasi Pendukung Perencanaan Tenaga Kerja
Komponen ini digunakan untuk merencanakan strategi jangka panjang perusahaan. Misalnya, seperti ekspansi pasar atau pembukaan kantor cabang baru.
Sistem Informasi Pendukung Negosiasi Tenaga Kerja
Ini adalah komponen yang berfungsi untuk membantu menjalin hubungan antara HR dengan vendor, serikat pekerja, dan manajemen perusahaan. Bisa dikatakan komponen ini menjadi jembatan komunikasi antara departemen manajemen SDM dengan pihak eksternal.
HRIS Tactical
HRIS tactical merupakan kombinasi antara dari macam macam HRIS operasional dan strategis, yang berfungsi untuk mendukung keputusan manajerial jangka pendek hingga menengah. Sistem ini memungkinkan manajer untuk mengelola kinerja tim, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, serta mengoptimalkan alokasi sumber daya.
HRIS tactical membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara efisiensi operasional dan pencapaian target bisnis. Adapun empat komponen utama dalam HRIS tactical meliputi:
Sistem Informasi Analisis dan Desain Pekerjaan
Ini merupakan komponen yang menyimpan data terkait tugas dan tanggung jawab karyawan. Manajer SDM dapat memanfaatkan komponen ini untuk memantau pembagian beban kerja karyawan.
Sistem Informasi Rekrutmen
Untuk merancang dan menerapkan strategi rekrutmen, anda dapat memanfaatkan komponen ini. Dari sini, anda dapat memastikan strategi rekrutmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan regulasi pemerintah.
Sistem Informasi Kompensasi dan Tunjangan
Komponen ini dapat membantu anda untuk mengelola pengambilan keputusan mengenai penggajian, kompensasi, dan tunjangan. Dengan begitu, perusahaan dapat mendukung produktivitas karyawan secara optimal.
Sistem Pelatihan dan Pengembangan Skill Karyawan
Seperti namanya, komponen ini berfokus dalam merencanakan program pelatihan bagi karyawan. Perencanaan program dengan komponen ini juga dapat disesuaikan mengikuti lama kerja karyawan.
Optimalkan Pengelolaan SDM di Kantor Anda dengan Aplikasi HRIS dari Pinnacle Tech Vision!
Penggunaan HRIS yang tepat dapat memberikan dampak positif yang signifikan terhadap pengelolaan SDM di perusahaan anda. Semoga dengan mengetahui macam macam HRIS yang telah kami jelaskan di artikel ini, kini anda sudah mendapatkan gambaran jenis HRIS yang dibutuhkan oleh perusahaan anda.
Pastikan untuk selalu mengidentifikasi tujuan dan kebutuhan perusahaan sebelum menentukan software HRIS yang akan anda pilih. Dengan pengetahuan akan kebutuhan dan tujuan pengelolaan SDM yang tepat, maka anda tentu dapat meningkatkan produktivitas dan performa bisnis secara keseluruhan dengan lebih efektif.
Pinnacle Tech Vision menyediakan solusi berbagai macam macam HRIS yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan anda. Dengan fitur-fitur unggulan dan kemampuan integrasi yang canggih, aplikasi HRIS dari Pinnacle Tech Vision akan membantu anda mengoptimalkan pengelolaan SDM dengan lebih efisien dan efektif.
Aplikasi HRIS kami dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, mendukung keputusan strategis, dan memastikan pengelolaan SDM yang optimal.
Jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan pengelolaan SDM di perusahaan anda. Coba demo aplikasi HRIS dari Pinnacle Tech Vision secara gratis dengan meng-klik tombol di bawah ini dan optimalkan pengelolaan SDM perusahaan anda segera!
